Internship Opportunity

OPEN INTERNSHIPS

Ocean Import Customer Service Agent (Montreal Location)

Organization:
Panalpina
Industry:
Transportation
Number of Positions:
1
Application Deadline:
May 31, 2019
Start Date:
Jun 03, 2019
End Date:
Oct 25, 2019
Division:
Location:
Saint-Laurent,QC

Job Description:

About us: 

The Panalpina Group is one of the world's leading providers of supply chain solutions. The company combines its core products of Air Freight, Ocean Freight, and Logistics to deliver globally integrated, tailor-made end-to-end solutions for eleven core industries. Drawing on in-depth industry know-how and customized IT systems, Panalpina manages the needs of its customers' supply chains, no matter how demanding they might be. Energy and Project Solutions is a specialized service for the energy and capital projects sector.

The Panalpina Group operates a global network with some 500 offices in more than 70 countries, and it works with partner companies in over 90 countries. Panalpina employs approximately 14,500 people worldwide who deliver a comprehensive service to the highest quality standards – wherever and whenever.

We are looking to hire a Ocean Import Customer Service Agent to serve as the exclusive Ocean Product point of contact for the customer and conduit between client and documentation processing unit, ensuring operational excellence, high productivity and customer satisfaction.

 

Responsibilities:

* Receive & validate customer order (G/L,quotation and handling instructions)

* Arrange for pick up of cargo from carrier location, Arrange transportation of freight to consignee destination.

* Communicate with and ensure release of the freight from ocean carriers

* Answer all customer inquiries in accordance with the Customer Service Policy standards

* Ensure customer satisfaction and retention by answering all customer inquiries email within 4 hours and telephone within 2 hours during regular business hours

* Further increase customer satisfaction and business share through proactive and regular contact. Establish customer communication preference (e.g. phone, email, fax, visit)

* Handle and manage all customer contact at file level regarding exceptions, including follow up to resolve exceptions

* Serve as a liaison between Document Processing, Billing, Customs Clearance and Customer regarding all shipment details.

* Support OSC with documentation as required

* Reporting of shipment progress as required by the customer

* Updating internal electronic systems as required (Tracking reports, data quality)

* Ensure all necessary documentation is collect prior to delivery of shipment (Bill of lading, freight charges, others)

* Claims, IHT

* Other duties as requested

 

Qualifications:


* Excellent knowledge of freight forwarding and regulatory requirements with   Minimum of 3 years in Ocean freight industry


* Good knowledge of the ocean freight industry

* Good judgment and organizational skills and ability to make decisions

* Proficient in MS Office applications

 

Skills:

* Profound ability to focus on customer service as a core value, increasing operational efficiencies and setting and monitoring high standards of quality while taking necessary steps to retain and improve customer relationships

* Strong problem-solving skills

* Good ability to organize, including prioritizing, planning, follow-up, assigning and controlling objectives

* Good ability to drive innovation, manage change and deal with ambiguity, devising effective change management processes

* Good ability to present and articulate

* Excellent ability to communicate with Internal and External Customers (both verbally and in writing) using advanced interpersonal skills

* Is result oriented and places great emphasis on customer focus

* Team player attitude

* Strong ability to maintain focus under stressful situations

 

Languages:

* Fluent in English & French (written and spoken)

* Other languages (written and spoken) preferred but not required
 

 

 

Le Groupe Panalpina est l'un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions en Chaîne d’approvisionnement. L'entreprise combine ses principaux produits de fret aérien, de fret maritime et de logistique pour proposer des solutions de bout en bout intégrées à l'échelle mondiale pour onze industries de base. S'appuyant sur un savoir-faire approfondi de l'industrie et sur des systèmes informatiques personnalisés, Panalpina gère les besoins des chaînes d'approvisionnement de ses clients, quelle que soit l’ampleur de leurs demandes. Energy and Project Solutions est un service spécialisé pour le secteur d'énergie et projets.

Le groupe Panalpina exploite un réseau mondial avec 500 bureaux dans plus de 70 pays et travaille avec des entreprises partenaires dans plus de 90 pays. Panalpina emploie environ 14,500 personnes dans le monde, fournissant un service complet aux normes de qualité les plus élevées, partout et toujours.

Nous désirons embaucher un/une Préposé au Service à la Clientèle Importation Maritime pour servir de point de contact exclusif du Produit Maritime pour le client et de liaison entre le client et l’unité de processus de documentation, assurant l’excellence opérationnelle, un haut niveau de productivité et de satisfaction du client.

 

 

Responsabilités: 

• Recevoir & valider les commandes du client (G/L, cotations et les instructions de manutention)

• Organiser la cueillette des marchandises chez le transporteur et le transport des marchandises chez le consignataire.

• Communiquer avec les transporteurs maritimes et assurer la relâche des marchandises.

• Répondre à toutes le requêtes selon les normes et politiques du Service à la clientèle

• Assurer la satisfaction et le maintien de la clientèle en répondant à toutes les demandes courriel des clients dans les 4 heures et téléphoniques dans les 2 heures durant les heures de travail normales.

• Améliorer la satisfaction de la clientèle ainsi que notre part de marché par des contacts proactifs et réguliers. Établir la préférence du client en ce qui concerne les communications (ex. téléphone, courriel, télécopieur, visite).

• Traiter et gérer tous les contacts avec le client au niveau du dossier au sujet des exceptions, incluant le suivi pour la résolution des exceptions

• Servir de liaison entre le Processus de Documentation, la Facturation, le Dédouanement et le Service à la Clientèle pour tous les détails concernant les expéditions.

• Servir de soutien pour OSC avec la documentation selon le besoin

• Rapporter le progrès des expéditions tel que requis par le client

• Faire la mise à jour des systèmes électroniques internes selon le besoin (Rapports de suivi, Qualité des données)

• Assurer que tous les documents sont obtenus avant la livraison de l’expédition (Connaissement, frais de transport, etc).

• Réclamations, IHT

• Autres tâches selon le demande

 

 

Qualifications

• Bonne connaissance de la stratégie et des produits Maritimes de Panalpina.

• Bonne connaissance de l’industrie du transport maritime

• Connaissance approfondie des systèmes et processus de PA reliés au transport Maritime

• Bon jugement et de bonnes compétences organisationnelles ainsi que la capacité à prendre des décisions

• Connaissance approfondie du transit et des exigences réglementaires avec un minimum de 3 ans d’expérience dans l’industrie du fret Maritime

• Chevronné dans les applications de Panalpina Forwarding et de MS Office

 

 

Aptitudes

• Capacité marquée à se concentrer sur le service à la clientèle en tant que valeur fondamentale, à améliorer l’efficience opérationnelle, à établir et à suivre des normes de qualité élevées tout en prenant les moyens pour conserver et améliorer les relations avec les clients.

• Fortes compétences en résolution de problèmes

• Capable d’organiser, en incluant la priorisation, la planification, le suivi, l’affectation et le contrôle des objectifs

• Capable d’encourager l’innovation, de gérer le changement et de transiger avec l’ambiguïté, de concevoir des processus de gestion du changement

• Capable de bien se présenter avec cohérence

• Excellente capacité à communiquer avec les Clients Internes et Externes (autant verbalement que par écrit) utilisant des compétences interpersonnelles de haut calibre

• Vise les résultats et met l’accent sur l’orientation client

• Joueur d’équipe

• Très capable de garder sa concentration dans les situations stressantes

 

 

Langues

• Français et Anglais courants (écrit et parlé)

• Autres langues (écrites et parlées) préféré mais pas requis
 

Employer Question 1:

Are you willing to relocate?

Employer Question 2:

No question - Applicants, please type N/A in the text box below when submitting your application.

Employer Question 3:

No question - Applicants, please type N/A in the text box below when submitting your application.